Visual Remote Assistant (Salesforce)
1. Verantwortlichkeit:
Die Cargobull Parts & Services GmbH, Siemensstraße 49, 48341 Altenberge, ist Verantwortliche für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei der Nutzung des KI‑gestützten Visual Remote Assistant innerhalb des Partner‑Connect‑Portals.
Der Visual Remote Assistant wird über die auf Salesforce-Technologie basierende PartnerConnect-Plattform bereitgestellt und dient autorisierten Nutzern als zusätzliche Möglichkeit, unverbindliche technische Unterstützung per Video-, Bild- und/oder Audioübertragung durch unsere Mitarbeiter zu erhalten. Die Nutzung setzt die vorherige Zustimmung zu den hierfür geltenden Nutzungsbedingungen sowie eine Registrierung innerhalb des PartnerConnect Portals voraus.
Die Kommunikation über den Visual Remote Assistant findet dabei innerhalb der eingesetzten Salesforce-basierten Lösung statt. Salesforce (Salesforce, Inc. und ggf. verbundene Gesellschaften) handelt hierbei als unser Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (Data Processing Addendum) gem. Art. 28 DSGVO.
Der Visual Remote Assistant wird über die auf Salesforce-Technologie basierende PartnerConnect-Plattform bereitgestellt und dient autorisierten Nutzern als zusätzliche Möglichkeit, unverbindliche technische Unterstützung per Video-, Bild- und/oder Audioübertragung durch unsere Mitarbeiter zu erhalten. Die Nutzung setzt die vorherige Zustimmung zu den hierfür geltenden Nutzungsbedingungen sowie eine Registrierung innerhalb des PartnerConnect Portals voraus.
Die Kommunikation über den Visual Remote Assistant findet dabei innerhalb der eingesetzten Salesforce-basierten Lösung statt. Salesforce (Salesforce, Inc. und ggf. verbundene Gesellschaften) handelt hierbei als unser Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (Data Processing Addendum) gem. Art. 28 DSGVO.
2. Verarbeitungszwecke:
Wir setzen den Visual Remote Assistant ein, um autorisierten Service-Partnern im Rahmen des bestehenden Nutzungs- bzw. Vertragsverhältnisses eine zusätzliche Möglichkeit zur technischen Unterstützung bei Reparatur-, Wartungs- und Servicearbeiten zur Verfügung zu stellen. Die Verarbeitung dient insbesondere dazu,
- Service-Partnern als ergänzende Hilfestellung für die eigenverantwortliche Durchführung von Reparatur-, Wartungs- und Servicearbeiten unverbindliche technische Unterstützung per Video-, Bild- und/oder Audioübertragung bereitzustellen,
- technische Einschätzungen, Hinweise zu möglichen Fehlfunktionen, Reparaturanweisungen und vergleichbare technische Informationen im Rahmen eines Supportvorgangs zu übermitteln,
- die Qualitätssicherung und Nachverfolgung von Supportfällen bezüglich der Bearbeitung intern zu ermöglichen,
- eine Weitergabe und Bearbeitung innerhalb der zuständigen Supporteinheiten, insbesondere durch First Level Support und Second Level Support, zu unterstützen,
- übermittelte Inhalte zu Dokumentations-, Qualitätssicherungs-, und Schulungszwecken zu verwenden,
- sowie, der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung eigener Rechte und der Wahrung bzw. Verfolgung von Rechten Dritter.
Mit dem Einsatz des Visual Remote Assistant findet keine automatisierte Entscheidungsfindung mit rechtlichen oder ähnlich erheblichen Auswirkungen auf betroffene Personen statt.
3. Art und Umfang der Datenverarbeitung:
Wenn Sie als registrierter Nutzer den Visual Remote Assistant verwenden, werden innerhalb der Salesforce-basierten Lösung insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet:
- Stammdaten, die Sie für den Portalzugang hinterlegt haben: Vor- und Nachname, Unternehmen/Servicepartner, Funktion/Rolle, Benutzerkennung,
- Nutzungs-, Kommunikations- und Sitzungsdaten im Zusammenhang mit dem Supportvorgang: Zeitpunkt der Anfrage, Dauer der Nutzung, beteiligte Nutzer, technische Verbindungsdaten, Protokoll- und Falldaten,
- Bilddaten, insbesondere Fotos, Standbilder oder sonstige visuelle Inhalte, die im Rahmen des Supportfalls übermittelt, erstellt oder gespeichert werden,
- Videodaten, soweit im Rahmen der Nutzung eine Videoverbindung eingesetzt oder ein Videotelefonat aufgezeichnet wird,
- Audiodaten, soweit im Rahmen der Nutzung eine Sprach-/Videoverbindung verwendet oder eine Videoaufzeichnung mit Ton erstellt wird,
- Dokumentationsdaten, insbesondere Notizen, fallbezogene Erläuterungen und sonstige im jeweiligen Salesforce-Case abgelegte Informationen.
4. Standardmäßige Speicherung und optionale Speicherung von Sitzungsinhalten:
Standardmäßig werden im Zusammenhang mit dem Visual Remote Assistant im jeweiligen Salesforce-Case insbesondere die für den Supportfall erforderlichen Dokumentationsdaten, Fotos, Standbilder sowie sonstige fallbezogene Inhalte abgelegt.
Soweit im Rahmen einer Sitzung weitere visuelle Inhalte oder Sitzungsbestandteile im jeweiligen Case gespeichert werden, erfolgt dies fallbezogen im Zusammenhang mit der Nutzung des Visual Remote Assistant und der Bearbeitung des Supportfalls. Sofern im Einzelfall ein Videotelefonat oder sonstige Sitzungsinhalte mit Audio gespeichert werden, werden neben den Bilddaten regelmäßig auch die zugehörigen Audiodaten verarbeitet.
Die inhaltlichen Anfragen an den Visual Remote Assistant betreffen typischerweise technische oder supportbezogene Sachverhalte. Es ist nicht beabsichtigt, besondere Kategorien personenbezogener Daten (z.B. Gesundheitsdaten) oder sonstige sensible Informationen zu verarbeiten. Bitte geben Sie in Bild-, Video- oder Audioübertragungen keine sensiblen personenbezogenen Daten preis und beschränken Sie den Aufnahmebereich auf das für den jeweiligen Supportfall Erforderliche.
Soweit im Rahmen einer Sitzung weitere visuelle Inhalte oder Sitzungsbestandteile im jeweiligen Case gespeichert werden, erfolgt dies fallbezogen im Zusammenhang mit der Nutzung des Visual Remote Assistant und der Bearbeitung des Supportfalls. Sofern im Einzelfall ein Videotelefonat oder sonstige Sitzungsinhalte mit Audio gespeichert werden, werden neben den Bilddaten regelmäßig auch die zugehörigen Audiodaten verarbeitet.
Die inhaltlichen Anfragen an den Visual Remote Assistant betreffen typischerweise technische oder supportbezogene Sachverhalte. Es ist nicht beabsichtigt, besondere Kategorien personenbezogener Daten (z.B. Gesundheitsdaten) oder sonstige sensible Informationen zu verarbeiten. Bitte geben Sie in Bild-, Video- oder Audioübertragungen keine sensiblen personenbezogenen Daten preis und beschränken Sie den Aufnahmebereich auf das für den jeweiligen Supportfall Erforderliche.
5. Rechtsgrundlage:
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten im Zusammenhang mit der Nutzung des Visual Remote Assistant ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung des Nutzungsverhältnisses und zur Erbringung der damit verbundenen Support- und Unterstützungsleistungen im Rahmen des PartnerConnect Portals erforderlich ist.
Soweit Nutzer im Rahmen eines Supportfalls zusätzliche personenbezogene Daten mitteilen, die für die konkrete Bearbeitung nicht zwingend erforderlich sind, erfolgt die Verarbeitung dieser Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der vollständigen, nachvollziehbaren und qualitätsgesicherten Bearbeitung von Supportvorgängen sowie erforderlichenfalls in der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechten.
Soweit im Einzelfall ein Videocall durch einen Supportmitarbeiter über die im Visual Remote Assistant vorgesehene Aufnahmefunktion gestartet und aufgezeichnet wird, so dass die dabei entstehenden Audio- und Videoinhalte im System gespeichert bleiben, erfolgt diese Verarbeitung auf Grundlage einer zuvor eingeholten Einwilligung der betroffenen Person nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung wird vor dem Beginn des Videocalls eingeholt. Erfolgt keine Einwilligung, findet keine Aufzeichnung des Videocalls statt. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Soweit Nutzer im Rahmen eines Supportfalls zusätzliche personenbezogene Daten mitteilen, die für die konkrete Bearbeitung nicht zwingend erforderlich sind, erfolgt die Verarbeitung dieser Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der vollständigen, nachvollziehbaren und qualitätsgesicherten Bearbeitung von Supportvorgängen sowie erforderlichenfalls in der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechten.
Soweit im Einzelfall ein Videocall durch einen Supportmitarbeiter über die im Visual Remote Assistant vorgesehene Aufnahmefunktion gestartet und aufgezeichnet wird, so dass die dabei entstehenden Audio- und Videoinhalte im System gespeichert bleiben, erfolgt diese Verarbeitung auf Grundlage einer zuvor eingeholten Einwilligung der betroffenen Person nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung wird vor dem Beginn des Videocalls eingeholt. Erfolgt keine Einwilligung, findet keine Aufzeichnung des Videocalls statt. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
6. Empfänger und Drittlandsübermittlungen:
Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf die im jeweiligen Salesforce-Case gespeicherten Daten, die mit der Bearbeitung des jeweiligen Supportfalls befasst sind.
Die Verarbeitung erfolgt auf der Salesforce-Plattform durch Salesforce als Auftragsverarbeiter sowie durch die von Salesforce eingesetzten Unterauftragsverarbeiter (Subprozessoren). Eine aktuelle Liste der Subprozessoren und ihrer Standorte hält Salesforce unter https://www.salesforce.com/company/legal/trust-and-compliance-documentation/ bereit.
Bei den geschilderten Verarbeitungen kann es zu Übermittlungen von personenbezogenen Daten in Drittländer, insbesondere die USA, kommen. Diese Übermittlungen erfolgen auf Basis geeigneter Garantien im Sinne der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework und dessen Erweiterungen bzw. der EU-Standardvertragsklauseln (SCC), wie im mit Salesforce geschlossenen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO geregelt.
Die Verarbeitung erfolgt auf der Salesforce-Plattform durch Salesforce als Auftragsverarbeiter sowie durch die von Salesforce eingesetzten Unterauftragsverarbeiter (Subprozessoren). Eine aktuelle Liste der Subprozessoren und ihrer Standorte hält Salesforce unter https://www.salesforce.com/company/legal/trust-and-compliance-documentation/ bereit.
Bei den geschilderten Verarbeitungen kann es zu Übermittlungen von personenbezogenen Daten in Drittländer, insbesondere die USA, kommen. Diese Übermittlungen erfolgen auf Basis geeigneter Garantien im Sinne der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework und dessen Erweiterungen bzw. der EU-Standardvertragsklauseln (SCC), wie im mit Salesforce geschlossenen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO geregelt.
7. Speicherdauer:
Personenbezogene Daten im Zusammenhang mit dem Einsatz des Visual Remote Assistant, insbesondere die im jeweiligen Salesforce-Case gespeicherten Dokumentationsdaten, Fotos, Bilddateien sowie ggf. gespeicherten Audio- oder Videodaten, werden grundsätzlich für die Dauer der Kundenbeziehung gespeichert. Nach Ende der Kundenbeziehung erfolgt die Speicherung derzeit für einen weiteren Zeitraum von 3 Jahren. Anschließend werden personenbezogene Daten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, berechtigten Gründe für eine längere Aufbewahrung oder laufende bzw. drohende rechtliche Auseinandersetzungen eine weitere Speicherung erforderlich machen.
8. Kein Training mit personenbezogenen Daten:
Die von Ihnen eingegebenen Daten sowie Ihre eigenen Kundendaten werden nicht zum Trainieren von KI-Modellen verwendet.
9. Ihre Rechte:
Für diese Verarbeitung gelten die in unserer Datenschutzerklärung zur PartnerConnect Plattform (Datenschutzerklärung (DSE) Cargobull PartnerConnect und MyCargobull) dargestellten Betroffenenrechte (z.B. Auskunft, Berichtigung, Löschung, Widerspruch). Sie können insbesondere der Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. In diesem Fall prüfen wir Ihren Widerspruch und verarbeiten die Daten nicht mehr, sofern keine zwingenden schutzwürdigen Gründe entgegenstehen.
10. Weitere Informationen zum Datenschutz:
Diese und weitere Informationen zum Datenschutz bei der Nutzung u.a. des Partner Connect Portals finden Sie unter Datenschutzerklärung (DSE) Cargobull PartnerConnect und MyCargobull.